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Elektronische Kommunikation

Zugangseröffnung nach Art. 3a Bayerisches Verwaltungsverfahrensgesetz (BayVwVfG)
Die Stadtverwaltung bietet E-Mail und Online-Formulare bei den jeweiligen Angeboten im Internet. Damit wir Ihre Nachrichten und Dokumente, die Sie der Stadtverwaltung per E-Mail übermitteln, auch bearbeiten können, müssen diese folgende Voraussetzungen erfüllen:
1. E-Mails müssen dem Internetstandard (SMTP; MIME) entsprechen und in Westeuropa gängige Zeichensätze verwenden.
2. Dateianhänge (sog. Attachments) werden in folgenden Formaten und Versionen akzeptiert:
*.DOC (MS Word bis Version 97/2000/XP)
*.XLS (MS Excel bis Version 97/2000/XP)
*.RTF (Rich Text Format)
*.PDF (Portable Document Format bis Version 1.3)
*.TXT (DOS ASCII-Text, Windows ASCII-Text)
*.JPG, *.TIF, *.BMP, *.GIF, *.PGM, *.PBM, *.PNG (Standard Bildformate)
Weitere Formate oder Versionen dürfen nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Empfangsstelle verwendet werden. In allen Formaten dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (Makros) enthalten sein.
3. Dateien in den oben genannten Formaten können durch Komprimierungsprogramme im Dateiumfang verringert (gepackt) werden. Komprimierte Dateien nimmt die Stadt Amberg nur als nicht selbstentpackende ZIP-Archive (*.zip) entgegen.
4. E-Mails sollten (incl. Attachments) technisch bedingt nicht mehr als 5 Megabyte Umfang haben.
5. Aufgrund immer stärkerer Virenverbreitung per E-Mail werden von der Stadtverwaltung geeignete Gegenmaßnahmen ergriffen. E-Mails die in HTML-Form versendet werden und Scripte enthalten, werden abgewiesen, da damit verschiedene Aktionen unbemerkt ausgeführt werden können.
6. Einige Dateierweiterungen sind gesperrt, da es sich um Programme handelt, die ungewollt zur Ausführung kommen können: Die Liste der gesperrten Dateierweiterungen können Sie unter folgendem Link ansehen: http://www.lhm-service.de/mail/liste.html. Anlassbezogen (z. B. aktueller Virenangriff) können auch weitere Dateien gesperrt werden.
7. Werden E-Mails, die Scripte und/oder eine der genannten Dateien als Anhang enthalten, an die Stadtverwaltung geschickt, so wird die Nachricht abgewiesen und mit einer entsprechenden Fehlermeldung an den Empfänger zurückgeschickt.
8. Zur Vermeidung von Spam-Mails verwendet die Stadtverwaltung eine Software zur Identifizierung von unerwünschten E-Mails. Durch diesen Prüfmechanismus können Ihre E-Mails abgewiesen werden, weil diese durch bestimmte Merkmale fälschlich als Spam identifiziert wurden. Damit Sie den Mailserver der Stadtverwaltung dennoch kurzfristig erreichen, wenden Sie sich an die EDV-Abteilung der Stadt Amberg.
9. Haben Sie die Kommunikation auf elektronischem Weg eröffnet, geht die Stadtverwaltung davon aus, dass die weitere Kommunikation in der betreffenden Angelegenheit auf diesem Wege abgewickelt werden kann, soweit andere Vorschriften dem nicht entgegenstehen.
10. Sofern eine förmliche Zustellung mit Zustellnachweis erforderlich ist, ist dies auf elektronischem Weg derzeit nicht möglich.
11. Wir weisen Sie darauf hin, dass die Datenübertragung über das Internet ungesichert erfolgt und die übertragenen Daten somit von Unbefugten zur Kenntnis genommen und auch verfälscht werden können. Verwenden Sie deshalb für vertrauliche Informationen an die Stadtverwaltung keine E-Mails.
Die Stadtverwaltung setzt bislang noch keine elektronischen Verschlüsselungs- und Signaturverfahren ein. Deshalb können verschlüsselte und/oder signierte E-Mails von der Stadtverwaltung nicht weiterbearbeitet werden.
Für Dokumente, die der Schriftform genügen müssen (d. h. in der Regel, dass eine Unterschrift erforderlich ist) weichen Sie bitte auf die papiergebundene Kommunikation aus. Des Weiteren bitten wir um Beachtung der Datenschutzhinweise der Stadt Amberg.